בקשה למידע – RFI

מסמך הבקשה לקבלת מידע (RFI – Request for Information) הוא מסמך מבוקר תצורה הנכתב בשלב היזום של הפרויקט.

בשלב היזום של פרויקט, לאחר ההכרה בצורך בפרויקט, קיים הצורך להשלמת מידע ע"י נציגי הגוף המעוניין בפרויקט.

צורך זה מקבל מענה של נציגים אלו באמצעות פנייה ליצרנים/ספקים/מפתחים או לכל גורם אשר יכול לספק מידע לגבי המענה האפשרי לצורך. הפנייה נעשית באמצעות פרסום באמצעי תקשורת ו/או במיעון ישיר למספר מוגבל של גורמים בהתאם לשיקולים ואילוצים מסחריים ו/או סיווג הפרויקט של הגורם הדורש.

תכולות עיקרית ושל המסמך יכללו:

• תיאור המצב הקיים והפער/הצורך.
• אפיון ראשוני של המענה נדרש לצורך.
• בקשה לקבלת מידע טכני למערכות מדף (OTS) ו/או יכולת של יצרנים/מפתחים לספק את המענה לדרישות.
• בקשה לקבלת מידע כספי לגבי הערכות עלות.

המענה המתקבל מהמשתתפים אינו מחייב ואינו מהווה בסיס להתקשרות חוזית אלא להבנה טובה יותר של הפתרונות הקיימים ו/או הפערים למימוש הפרויקט כמענה לצורך.

על פי התובנות מהמענים לבקשה ומניתוח יתר הנתונים שנאספו בשלב היזום מתקבלות משמעויות מימוש הפרויקט ואופיו (פרויקט רכש או פרויקט פיתוח? עלויות, משאבים, זמנים..) ובהתאם מתקבלת ההחלטה של הגורם הדורש האם להמשיך בתהליך לאישור ומימוש הפרויקט או לא.