ההזמנה – PO

מסמך ההזמנה לביצוע הפרויקט נקרא הזמנת הרכש (PO – Purchase Order) ומסמכיו מהווים בעצם את החוזה בין המזמין לחברה הזוכה בביצוע הפרויקט.

מסמך זה מורכב לרב משלושה מסמכים עיקריים:

1. מסמך התנאים הכלליים (T&C – Terms & Conditions).

2. מסמך הגדרת תכולת העבודה (SOW – Statement of Work).

3. מסמך המפרט/האפיון הטכני (Technical Specification/Requirements)

סדר קדימות (Precedence) המסמכים במקרה של סתירה בין דרישות הוא על פי סדר מספור המסמכים לעיל.

בפרויקטים רכש של מוצרי מדף ו/או פרויקטים בעלי היקף תכולה קטן ייתכן איחוד של חלק מהמסמכים.

כל המסמכים הם מסמכים מבוקרי תצורה עם מספר פריט/סימוכין, ניהול גרסאות ותאריכים.

יש להקפיד ולתעד את העותקים המקוריים החתומים בתיק מסמכים חשובים של הפרויקט הן בקובץ המקור והן בעותק סרוק במערכת ניהול הפרויקט.

קיימת חשיבות רבה:

1. למנוע כפילות של דרישות במסמכים השונים.

2. לבחון ולהבין כל דרישה ודרישה במסמכים החוזיים לעיל הן על ידי המזמין והן על ידי החברה המבצעת את הפרויקט טרם חתימת החוזה ולרדד ו/או לעדכן דרישות בהתאם.

הסבר מפורט לגבי כל מסמך עיין בערך המתאים.